Privatlivspolitik

Information om behandling af medarbejderoplysninger i Falck A/S og hermed koncernforbundne danske selskaber

I forbindelse med din ansættelse indsamler og behandler det Falck-selskab, hvor du er ansat (herefter ”Falck”) som dataansvarlig en række personoplysninger om dig som medarbejder.

I denne privatlivspolitik beskriver vi vores behandling, brug og videregivelse af dine personoplysninger i den forbindelse.

Indhold – (klik på nedenstående links)

Hvorfor behandler Falck dine personoplysninger i forbindelse med dit ansættelsesforhold?
Hvilke personoplysninger behandler Falck om dig?
På hvilket grundlag og hvor længe har Falck tilladelse til at behandle dine personoplysninger?
Automatiseret, individuel beslutningstagning
Hvem deler Falck dine personoplysninger med?
Hvilke rettigheder har du i forbindelse med Falcks behandling af dine personoplysninger?
Kontakt information
Revisionshistorik

1. Hvorfor behandler Falck dine personoplysninger i forbindelse med dit ansættelsesforhold?

For at administrere dit ansættelsesforhold vil Falck behandle dine personoplysninger til forskellige formål. Her kan du se under hvilke omstændigheder og til hvilket formål Falck vil behandle dine data:

For at sikre nødvendige og relevante oplysninger i forbindelse med håndtering af den enkeltes ansættelse.
For at sikre den daglige drift af Falck.
For at sikre overholdelse af gældende ansættelsesretlige forpligtelser og krav, herunder Ansættelsesbevisloven, Funktionærloven samt overholdelse af gældende kollektive overenskomster.
For at sikre overholdelse af anden relevant lovgivning, f.eks. skattelovgivning.
For at sikre overholdelse af kontraktlige forpligtelser.
For at sikre nødvendige og relevante oplysninger i forbindelse med deltagelse i Falck’s Sundhedsstrategi i Danmark, der fremmer sundhed og trivsel på arbejdspladsen.
For at sikre, at Falck kan give dig mulighed for at tilbyde en særlig rabat til din familie på abonnementer til Falck’s Sundhedsabonnement.
For at sikre administrationen af brugere, telefon- og internetabonnementer samt levering og betaling heraf.
For at sikre sikkerhedsovervågning og forebyggende beskyttelse af e-mails, netværksdrev, IT-systemer og datanetværk samt sikkerhedskopiering til datagendannelse.
For at sikre overholdelse af gældende databeskyttelseslovgivning (f.eks. GDPR, den danske databeskyttelseslov og logningsbekendtgørelsen), herunder:
- Overholdelse af grundlæggende principper for behandling af personoplysninger og retsgrundlag for behandling.
- Implementering og vedligeholdelse af tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, herunder, men ikke begrænset til, forebyggelse af uautoriseret adgang til systemer og oplysninger, forebyggelse af modtagelse eller distribution af ondsindet kode, afslutning af ”denial-of-service-attacks” og skade på computersystemer og elektroniske kommunikationssystemer.
- Undersøgelse af mistænkte eller kendte sikkerhedsbrud og rapportering af sådanne brud til enkeltpersoner og myndigheder.
- Håndtering af henvendelser og klager fra registrerede og andre.
- Håndtering af inspektioner og anmodninger fra myndigheder.
- Håndtering af tvister i forbindelse med registrerede og tredjeparter.

2. Hvilke personoplysninger behandler Falck om dig?

Falck behandler udelukkende personoplysninger, der er nødvendige for at opfylde formålene beskrevet i afsnit 1. Disse oplysninger er (inden for det område, som har betydning for dig):

Almindelige oplysninger

Navn, privatadresse, privat e-mailadresse og dit private telefonnummer.
Medarbejder-identifikationsoplysninger, herunder f.eks. lønnummer, kaldenummer og AD-nummer.
Billede, f.eks. til brug for adgangskort.
Dato for ansættelse, arbejdssted og stillingsbetegnelse.
Arbejdstid, herunder vagt- og tjenestetider.
Ferie og andet fravær, herunder sygefravær.
Pensionsselskab
Bank- og skatteoplysninger.
Fradrag i lønnen, f.eks. betaling for kantineordning.
Oplysninger i forbindelse med arbejdsskader, fleksjob, særlige vilkår, f.eks. skånejob.
Løn- og pensionsforhold, løntilskud, oplysninger af relevans for lønindeholdelse (f.eks. skattegæld), udbetaling af løn, herunder lønrefusioner mv.
Personaleadministrative oplysninger, f.eks. uddannelse og kvalifikationer, kurser, kompetenceprofil, jobønsker, medarbejderudviklingssamtaler, medarbejdertræning og -tests, bedømmelser, beskæftigelse, tillidshverv, lån af diverse effekter og lignende.
Kontaktoplysninger på nærmeste pårørende.
CCTV-optagelser fra overvågningskameraer.
Teleoplysninger, f.eks. forbrug.
Anvendelse af internettet samt anvendelse af og adgang til fildrev, servere, IT- og e-mailprogrammer og -systemer.
Dokumenter i forbindelse med disciplinærsager, f.eks. advarsler, dokumentation til brug for årsag til opsigelse eller bortvisning.
En ren straffeattest og/eller børneattest, hvor dette er nødvendigt i forhold til den konkrete stilling.
Personalepapirer i øvrigt.

Fortrolige personoplysninger

Personlige identifikationsoplysninger, såsom CPR-nummer og/eller pasnummer.
Løn- og pensionsforhold, løntilskud, oplysninger relevant for lønadministration (f.eks. skattegæld osv.), udbetaling af løn inklusive løntilskud.
Bank- og skatteoplysninger.
Dokumenter i forbindelse med disciplinærsager, f.eks. advarsler, dokumentation for afskedigelse eller øjeblikkelig afskedigelse osv.
Straffeattester og/eller børneattester med bemærkninger, hvis det anses for nødvendigt for den pågældende stilling.

Særlige kategorier af personoplysninger (herefter “følsomme personoplysninger”)

Helbredsoplysninger, f.eks. årsagen til sygefravær, handicap osv.
Helbredstests, hvis det anses for nødvendigt for den pågældende stilling (f.eks. brandmænd).
Medlemskab af fagforeninger eller andre organisationer, f.eks. for kontingentbetaling.

I din personalesag opbevarer vi også din ansøgning, CV, ansættelseskontrakt og andre relevante oplysninger om dit ansættelsesforhold hos Falck. Hvis der sker ændringer i dine oplysninger, registrerer vi ændringerne.

Der kan være situationer, hvor vi håndterer personoplysninger, der ikke fremgår af listen ovenfor. Hvis dette er tilfældet, vil vi informere dig om de personoplysninger, vi behandler om dig, til hvilke(t) formål dette sker samt behandlingsgrundlaget herfor i overensstemmelse med bestemmelserne i GDPR.

Øvrigt

Vi indsamler personlige oplysninger direkte fra dig, fordi det er nødvendigt for os at indgå en ansættelseskontrakt med dig. Du er ikke forpligtet til at give personlige oplysninger. Dog vil du ikke kunne opnå ansættelse eller forblive ansat hos Falck, hvis du ikke giver os de nødvendige personlige oplysninger.

3. På hvilket grundlag og hvor længe har Falck tilladelse til at behandle dine personoplysninger?

Før Falck må behandle dine oplysninger til de ovenfor nævnte formål i afsnit 1, skal Falck identificere det retlige grundlag for behandlingen af dine personoplysninger, herunder fastlægge hvor længe dine personoplysninger opbevares hos Falck.

Ansættelsesretlige oplysninger og dit cpr-nummer

Det juridiske behandlingsgrundlag for vores behandling af dine personoplysninger som f.eks. dit navn, privatadresse, private e-mailadresse, bank- og skatteoplysninger, medarbejder-identifikationsoplysninger, lønnummer, arbejdstid, ferie og andet fravær mv., er din ansættelseskontrakt, jf. artikel 6, stk. 1, litra b i GDPR. Derudover er behandlingsgrundlaget for vores behandling af dit cpr-nummer § 11, stk. 2 i Databeskyttelsesloven.

Personaleadministration og TV-overvågning

På baggrund af Falcks legitime interesse i at varetage og opretholde den daglige drift af virksomheden, jf. artikel 6, stk. 1, litra f i GDPR, behandler Falck også dine personoplysninger som f.eks. personaleadministrative oplysninger såsom uddannelse og kvalifikationer, kurser, medarbejderudvikling, herunder medarbejderudviklingssamtaler, medarbejdertræning og -tests, medarbejderbillede til adgangskort/intranettet mv.

Derudover behandler Falck personoplysninger indsamlet via overvågningskameraer, som er opsat ved Falcks hovedindgange og på Falcks ydermure, på baggrund af Falcks legitime interesse i at forebygge kriminalitet og hærværk mod Falcks ejendomme, jf. artikel 6, stk. 1, litra f i GDPR.

Personlighedstests og helbredsundersøgelser

Behandlingsgrundlaget for vores behandling af evt. personlighedstests er vores legitime interesse i at screene jobkandidater, jf. artikel 6, stk. 1, litra f i GDPR. Personlighedstesten, som du evt. gennemførte i forbindelse med rekrutteringsprocessen, vil under din ansættelse være en del af din personalemappe.

I de særlige, specifikke tilfælde, hvor en forudgående helbredsundersøgelse af en medarbejder er nødvendig for, at Falck kan sikre sikkerheden for sine medarbejdere ved arbejdets udførelse (f.eks. hvervet som brandmand), er behandlingsgrundlaget § 12, stk. 1 i Databeskyttelsesloven. Enhver undersøgelse vil ske i overensstemmelse med gældende krav og forpligtelser fastsat i særlovgivningen og/eller i den pågældende overenskomst.

Falcks Sundhedsstrategi for Danmark mhp. at forbedre sundhed og trivsel på arbejdspladsen.

Det juridiske grundlag for behandling af person-data i relation til Falcks Sundhedsstrategi for Danmark er baseret på vores legitime interesse i at sikre din deltagelse mhp. at forbedre sundhed og trivsel på arbejdspladsen. Yderligere er det juridiske grundlag for behandling af dit CPR-nummer baseret på Databeskyttelseslovens §11, stk. 2, 3. pkt.

Det juridiske grundlag for behandling af persondata i relation til din families deltagelse i Falcks Sundhedsabonnement er baseret på legitim interesse i at give dig muligheden for at give din familie adgang til en særlig familie rabat jf. artikel 6, stk. 1, litra f i GDPR.

Logning af din brug af IT, internet og e-mails

Behandlingsgrundlaget for vores behandling af din brug af IT, internet og e-mails (”logning”) er Falcks opfyldelse af vores retlige forpligtelser for behandlingssikkerhed fastsat i GDPR, jf. artikel 32 i GDPR, jf. artikel 6, stk. 1, litra c, samt Falcks legitime interesser i at kunne iværksætte og vedligeholde sikkerhedsforanstaltninger til beskyttelse af personoplysninger og andre oplysninger, jf. artikel 6, stk.1, litra f i GDPR og § 12, stk. 2 i Databeskyttelsesloven.

Fagforeningsmæssige tilhørsforhold og helbredsoplysninger

Vores behandling af personoplysninger vedrørende fagforeningsmæssige tilhørsforhold sker med hjemmel i artikel 9, stk. 2, litra b i GDPR, for at Falck og/eller den pågældende medarbejder kan overholde sine arbejdsretlige forpligtelser og specifikke rettigheder, f.eks. kontingentbetaling, jf. § 12, stk. 1 i Databeskyttelsesloven.

Vores behandling af helbredsoplysninger som f.eks. årsag til sygefravær eller et handicap mv. er nødvendige for at Falck kan modtage lønrefusion fra offentlige myndigheder, jf. artikel 9, stk. 2, litra b i GDPR. Helbredsoplysninger indsamlet i forbindelse med en arbejdsulykke, hvor behandling er nødvendig for at et (potentielt) krav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, er behandlingsgrundlaget artikel 9, stk. 2, litra f i GDPR.

Ren straffeattest og/eller børneattest

Såfremt du bliver bedt om at forevise en ren straffeattest og/eller børneattest i forbindelse med din ansættelse, vil vi alene behandle denne kortvarigt og alene indtil vi har verificeret, at attesten er ren. Behandlingsgrundlaget for vores behandling af attesten er vores legitime interesse i at sikre, at vores medarbejdere er kvalificerede, jf. artikel 6, stk. 1, litra f i GDPR.

Samtykke

I nogle særlige situationer kan behandling være baseret på dit samtykke. Hvis en behandling er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde dit samtykke, dog vil dette ikke påvirke behandlingen, der allerede er foretaget inden tilbagekaldelsen af samtykket.

Opbevaringsperiode

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe det er nødvendigt for at opfylde de ovenfor nævnte formål, dog ikke længere end 5 år efter din fratræden, medmindre der er andre krav i gældende lovgivning, såsom den danske Forældelseslov og den danske Bogføringslov.

4. Automatiseret, individuel beslutningstagning

Dine personoplysninger bliver ikke brugt til automatiseret, individuel beslutningstagning eller profilering.

5. Hvem deler Falck dine personoplysninger med?

Falck vil, i det omfang det er nødvendigt, dele personoplysninger om dig med andre modtagere (‘tredjeparter’), for at kunne tilbyde dig services baseret på formålene i afsnit 1. Disse tredjeparter vil være uafhængige dataansvarlige, og de vil derfor være ansvarlige for deres behandling af dine personoplysninger.

Disse tredjeparter er:

Falck Danmark A/S i forhold til personaleadministration, samt for at Falck kan give dig mulighed for at tilbyde en særlig rabat til din familie til Falcks sundhedsabonnement.
Falck Healthcare A/S, I forbindelse med din deltagelse i Falcks Sundhedsstrategi for Danmark mhp. at forbedre sundhed og trivsel på arbejdspladsen.
SKAT vedr. skattepligtige ydelser.
Arbejdsmarkedets Tillægspension (ATP).
Arbejdsmarkedets Feriefond og Feriekonto.
Danmarks Statistik.
Pensionskasser, banker og forsikringsselskaber.
Falcks Personaleforening og andre foreninger, såfremt medarbejderen er medlem heraf.
Tillidsrepræsentanter og faglige organisationer.
Arbejdsmarkedets Erhvervssikring (anmeldelser om arbejdsskader).
Arbejdsgivernes Uddannelsesbidrag (AUB).
Arbejdsmarkedsstyrelsen (jobskabelsesordninger).
Relevante myndigheder vedr. sikkerhedsgodkendelser
Regionerne vedr. kompetencebeviser og uddannelsesoplysninger fsva. reddere og øvrigt ambulancepersonale
Kommuner vedrørende dagpengerefusion.
Uddannelsesinstitutioner fsva. uddannelse foranlediget af Falck.
3F ved brug af uddannelses- og kompetencefonden i Redderoverenskomsten. Samtykke indhentes i de enkelte tilfælde.
dk.
DA (Dansk Arbejdsgiverforening), DA-Barsel og/eller Barsel.dk.
Falcks eksterne og interne revision.

I tilfælde af videregivelse vil dette ske i overensstemmelse med reglerne i GDPR og Databeskyttelsesloven.

Udover de tredjeparter, der er nævnt ovenfor, vil Falck også dele dine personoplysninger med leverandører (‘databehandlere’), der vil behandle dine personoplysninger baseret på instruktioner fra Falck. Disse databehandlere er primært placeret inden for EU/EØS, men der kan forekomme overførsel til lande uden for EU/EØS (‘tredjelande’), såsom Indien og USA, da Falck bruger IT-funktioner, der har supportfunktion i disse lande.

Retligt grundlag for overførsel af personoplysninger til databehandlere
Som nævnt tidligere overfører vi dine personoplysninger til visse leverandører, f.eks. IT-leverandører, der behandler oplysningerne på vores vegne og under instruktion fra Falck. Falck har indgået databehandlingsaftaler med de pågældende databehandlere i overensstemmelse med bestemmelserne i GDPR.

Overførsel af personoplysninger til modtagere i lande uden for EU/EØS

Vi overfører dine data til modtagere i lande uden for EU/EØS, da vi bruger en ekstern leverandør til at hoste/opbevare de førnævnte personoplysninger. Grundlaget for den internationale overførsel er EU’s “Standardkontraktbestemmelser” for overførsler fra dataansvarlige til databehandlere i lande uden tilstrækkelig beskyttelse uden for EU/EØS. Den standardiserede aftale er tilgængelig på forskellige sprog via dette link: EU Standard Contractual Clauses: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_da

Yderligere oplysninger om databehandlere og overførsler til modtagere uden for EU/EØS kan fås hos People & Culture (DKPC-support@falck.com).

6. Hvilke rettigheder har du i forbindelse med Falcks behandling af dine personoplysninger?

De personoplysninger, som Falck behandler, tilhører dig alene. På grund af dette har du visse rettigheder, som du kan gøre brug af i denne forbindelse, hvis du ønsker det. Disse rettigheder omfatter blandt andet:

Retten til indsigt i en kopi af de personoplysninger, som Falck behandler om dig.
Retten til at anmode Falck om at slette de personoplysninger, der behandles om dig, med de begrænsninger, der er fastsat i lovgivningen.
Retten til at rette ukorrekte eller ufuldstændige personoplysninger om dig.
Retten til at begrænse Falcks adgang til at behandle dine personoplysninger inden for lovgivningens rammer.
Retten til at få adgang til dataportabilitet.
Retten til at gøre indsigelse mod Falcks behandling af dine personoplysninger.

Disse rettigheder kan være begrænset på grund af det retlige grundlag og lovgivning, der anvendes til at behandle dine personoplysninger (se afsnit 3).

Du kan udøve dine rettigheder ved at kontakte Falck på de angivne kontaktoplysninger i afsnit 7.

Du har også ret til at indgive en klage til tilsynsmyndigheden i Danmark (Datatilsynet). Kontaktoplysninger: Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, (dt@datatilsynet.dk).

Sikkerhed og adgang til medarbejderoplysninger

Falck har, som dataansvarlig, pligt til at beskytte de personoplysninger, vi behandler om vores medarbejdere. Du kan læse mere om rammerne for behandling af personoplysninger i Falcks politik for beskyttelse af personoplysninger og kodeks for informationssikkerhed.

Din medarbejdermappe opbevares i Falcks elektroniske medarbejderstyringssystem. Det er udelukkende medarbejdere, der har behov for adgang til medarbejdermappen, der kan få adgang til den. Der henvises yderligere til de interne sikkerhedsregler vedrørende behandling af personoplysninger om medarbejdere i People & Culture Denmark.

7. Kontakt information

Hvis du har spørgsmål vedrørende vores behandling af dine personoplysninger, eller hvis du ønsker at udnytte dine rettigheder, er du altid velkommen til at kontakte os på DKPC-support@falck.com eller Falcks databeskyttelsesrådgiver på dpo@falck.com.

Falck Danmark A/S

CVR-nr. 33597045

Sydhavnsgade 18

2450 København SV

Dato: 1. oktober 2023

8. Historik af revision

Version 1.5

Dato: 22.10.2020

Version 2.0

Dato 01.10.2021

Ændring: Implementering af behandling af oplysninger i forbindelse med Falcks sundhedsstrategi.

Version 2.5

Dato: 01.10.2023

Ændring: Ændring af template, fortrolige oplysninger er understreget, HR er ændret til People & Culture, samt uddannelses- og kompetencefond er skrevet ind.